本帖最后由 玉米 于 2024-4-30 13:40 编辑
1. 目的 为了做好公司外部审核、 检查的接待工作， 明确相关人员在外部审核、 检查时的行为规范， 特制定本工作指引. 本工作指引适用于管理体系外审、 客户审核、 政府部门检查、 评级等相关工作。
2. 定义 审核员：客户、 审核机构、 政府部门派来的体系审核、 检查、 评级人员; 接待人员：本公司负责接待审核员的人员； 陪同人员：审核、 检查、 评级过程中本公司的陪同人员； 现场人员：审核、 检查、 评级过程中， 审核员在现场问到的人员。
3. 职责 3. 1 接待人员工作职责: （1） 事先将审核员的工作目的、 范围、 时间等传达给相关部门; （2） 根据审核员工作内容， 制定本公司各部门的工作计划； （3） 负责安排审核员的往来接送、 饮食、 住宿、 其它活动的日程安排等。 3. 2 陪同人员工作职责: （1） 正确理解审核员的问题， 并恰当地解答、 回复； （3） 带领审核员到达所需的审核现场； （4） 审核员进入现场前对其进行必要的安全教育， 并确保其已配置足够的防护用品。 3. 3 现场人员工作职责: （1） 正确理解审核员的问题， 并恰当地回复； （2） 提供审核员所需的文件资料。
4. 人员选择 4. 1 接待人员的资格要求: （1） 职务级别满足审核员的要求； （2） 人际交往能力较强； （3） 沟通表达能力较好； （4） 对审核员有一定认识或已有业务往来的。 4. 2 陪同人员的资格要求: （1） 职务级别满足审核员的要求； （2） 对公司或本部门的业务流程熟悉； （3） 沟通表达能力较好； （4） 反应快， 应变能力强。 4. 3 现场人员的资格要求: 现场人员通常不能事先确定， 尽可能安排操作熟练的老员工或班组长去应对。
5. 活动程序 5. 1 准备 5. 1. 1 接待人员收到审核员的工作计划后， 制定本公司的工作计划， 并将其传达给相关部门；必要时 可组织各部门开会讨论； 5. 1. 2 各部门收到接待人员的信息后， 及时准备审核所需的文件、 资料； 5. 1. 3 各部门在审核前需对本部门进行自查， 重点是审核员关注的问题、 内容、 项目等； 5. 1. 4 针对自查出的问题， 各部门尽可能在审核员到达前完成整改；对于不能完成的整改项目， 应事先做好应对措施； 5. 1. 5 各部门指定陪同人员； 5. 2 接待 5. 2. 1 接待人员要确定好审核员到达时间、 人员名单等， 视情况摆设“欢迎 XX 光临指导” 之类标语或标牌； 5. 2. 1 接待人员要确定好接待地点， 并准备好相关设施（会议室、 电脑、 投影仪、 数码相机、 接待用安全帽、 饮料等） ； 5. 2. 2 陪同人员要携带好相关文件、 资料， 提前进场； 5. 2. 4 双方人员到齐后， 由接待人员介绍公司状况及各陪同人员姓名、 职务。 5. 3 审核 陪同人员及时提供审核员所需的文件资料并解答审核员提出的问题， 特别注意事项： （1） 提供给审核员的文件事先要检查过， 有问题的资料（如：内容不完整的， 问题点未改善的，纠正措施不具体的等） 不要提交给审核员； （2） 审核员若无特别要求， 不要提供整个资料夹的文件； （3） 与本次审核内容无关的文件、 记录尽可能不要给审核员看到； （4） 不要带审核员到与审核内容或其产品无关的车间、 部门、 场所； （5） 公司 FTP 共享资料夹不能打开给审核员看到； （6） 个人邮箱里的邮件不能打开给审核员看到； （7） 所用的 U 盘只能存放与本次审核有关的电子档文件； （8） 认真听取审核员的意见， 耐心地有礼貌地回答审核员的问题， 避免争吵； （9） 不知道如何回复时向上级或其它陪同人员请教；
未完
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