关于外来文件的管理

xuedanming

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shiyi152

新版ISO9001新增了知识管理的章节，展会上收集的资料管理可以写入知识管理控制程序。
以下管理方案供参考：
初级：通过服务器新建共享盘，给相关人员开通知识阅读的权限，所有需要查阅的人员，从共享盘中读取。如无搭建共享盘能力或无服务器，可以考虑采购NAS进行管理，这种系统容易上手，对操作人员无过多的操作技术要求。
中级：在已有的OA系统中加入知识中心板块，在上传资料时，OA系统强制要求上传人员对知识的主要内容进行描述，这样便于后期的索引。
高级：自己开发知识管理工具，通过搭建数据库，对知识进行细分，以便于知识获取人员可以多维度的索引。（类似于百度搜索）

zhwmag

fanbai

在展会上收集的一些资料，先要分类，没有用的扔弃，有参考价值的作为“组织知识”保存。

flyerchang

可以做个外来文件清单，外来文件也要分类进行管理，外来文件的出处，版本和接收日期等都要进行记录。

我爱甜甜猪

shiyi152 发表于 2020-2-14 10:04
新版ISO9001新增了知识管理的章节，展会上收集的资料管理可以写入知识管理控制程序。
以下管理方案供参考： ...

谢谢回复！

polarland

受控文件是“非受控文件”的對稱。凡是能夠產生多個修改狀態或多個版本的文件都是受控文件。也就是說凡是存在修改和換版的文件就是受控文件。受控文件主要是控制使用文件的唯一有效版本。一般來說這些文件是長期使用並始終處於修改和換版狀態的文件，如：品質手冊、程序文件、各種規章制度、定額、標準成本、預算等。

非受控文件的重要特徵是此類文件不要求對其更改進行控制，其含義有兩點： 其一，對更改進行控制既沒有必要，也沒有意義。如生產計畫、品質月報、與季節有關的作業指導書等，此類文件是有時效性的，到期自動作廢，不必回收，更沒必要對其內容進行更改控制。

其二，組織無權進行更改控制。如國家的法律法規、標準及設備儀器的說明書、手冊等文件，組織只能進行標識、分發和控制使用，並及時跟蹤相關文件的最新版本。

ISO 19023-2003 標準6.5條款的“註”指出，如果沒有對此類文件實施有效的控制，可能會造成作廢文件的誤用。可見，對非受控文件也必須進行有效控制，以避免作廢文件的誤用，只是其內容可不實施更改控制。組織對文件的控制體現在許多方面，而不僅僅在於控制其更改，非受控文件並不是不需要進行控制的文件。受控文件的重要特徵是組織能夠對其內容進行更改控制。

受控文件的重要特徵是受組織控制並能對其進行更改。對於外來鑑別後需要列入系統的文件，組織一般只進行鑑別、控制、分發和保存，並跟蹤外來文件的版本更新。這些是對文件的控制，但不能說該文件受控

我爱甜甜猪

polarland 发表于 2020-2-16 07:01
受控文件是“非受控文件”的對稱。凡是能夠產生多個修改狀態或多個版本的文件都是受控文件。也就是說凡是存 ...

谢谢！讲的很详细，非常感谢！

zhuzhu4130

外来文件应该还包含法律法规、产品标准等文件。建立外来文件库，分类进行管理。

chinape