求助帖：不符合项原因分析

zl6493

pager

weewweew 发表于 2025-1-24 18:55
你再说是文员的责任，老师都得鄙视你，这么大公司，啥错都是文员的
然后，可怜一下自己，年底，这么晚了， ...

学习到了

hgyh14

未回收——遗漏了——文件控制程序对文件回收职责不清或未要求必须以旧换新。
1、纠正：收回旧文件、登记好、盖作废章
2、纠正措施：修改文件控制程序，培训相关人员，横展排查是否还有类似情况

nikoyang

v114623357

ZXX512316

找管理制度方面的原因

zdhm

各位朋友：不符合项“质量控制规程技术文件旧版未回收”，
提这类问题时，不符合应完整，要包括所不符合的准则哪个标准哪个条款的哪个要求、自己单位是（存在时，依据哪条行规）怎么规定的，然后是与这些规定的要求不相符全的事实描述。否则，别人连你是什么审核中发现的不符合都不知道，氷无法准确评价。
事实上，几个通用的管理体系标准对于成文信息都没有直接提出“旧版回收”的要求。如果确实有“更改控制（版本控制）”的需要，组织既可规定“销毁”或“回收”后统一处置，也可只规定旧版自行以甚方式处置只要能够确保作废文件不出现在现场，不至于被误用即可。甚至，一些有参考价值的旧版文件，还楞作为参考资料视同记录留置在使用现场，只作避免误用的明显标记就行了。
这个问题的不符合原因分析，应该在对这些规定有充分了解和㻛的基础上进行。其中，不排除这个不符合并不成立的可能（如果受审核方并未要求回收或按规定标记留用时）。当然，也可分析回收的必要性，评审原有规定的适用性，心决定纠正措施是否修改文件。
原因分析：分析到“1.文件发放人员要求理解及执行不到位。文件发放时未按照要求登记在《文件发放回收记录》，以致文件再次更新后无法追溯到上一版的收发信息，导致旧版文件未收回。
这是分析出另一个不符合——未按要求登记，无法追溯回收。那么上还应进一步分析这个分析也的不符合之原因——为什么不按规定登记？那才分析到了根本原因。才有可能制订出真正有效防止 再发生的措施。所以，原因分述需要分析到人机料法环测的根本上去才行。
2.文件管理人员监管不到位，发放人员未登记《文件发放回收记录》即加盖受控章。
这好像描述有问题。还是上一个“未登记”，想追究“监管”，直接列出未有效检查的证据就行。“受控章”是一种无用的形式主义。文件（念记录）的受控应以满足标准和组织自己确定的（包括法规必须发行的）要求为准，闰不盖受控章没有任何意义。许多记录尤其是现场记录自动食品仪表记录盖章更是不现实的。通常，记录也不需要批准。而以“未登记即加章”来断定监管不到位则是不可靠的推论。
3.文件接收人员要求理解及执行不到位。文件接收部门在接收新文件时，未检查旧版文件是否回收。”是否可行
这是“分配”不是分析到接收者了。“旧版回收”通常不是文件接收部门的责任。即使该部门同时又是回收者。除非你规定的不是回收而是由接收者处置并确保不在使用处出现而实际上没有处置在现场发现了，那才是它的责任，或者有证据证明回收时接收部门不能提供旧文件，而审核时又在该部门发现没有被回收的旧文件。也就是说它没有义务检查是否回收，只有义务在时提供。


看起来，这些原因都是想像出来的。不是真实调查分析出来的。这不好。应该切切实实地基于调查做认真实在的分析。

zdhm

weewweew 发表于 2025-1-24 18:55
你再说是文员的责任，老师都得鄙视你，这么大公司，啥错都是文员的
然后，可怜一下自己，年底，这么晚了， ...

这说法不对。如果文员包括收发职责，有回收、登记规定而不执行，为什么不是文员的责任呢？
不顾实际想当然，那摸鱼的老师还是先鄙视自己吧。

weewweew

zdhm 发表于 2025-1-25 15:04
这说法不对。如果文员包括收发职责，有回收、登记规定而不执行，为什么不是文员的责任呢？
不顾实际想当 ...

如果一个文员搞的流程出问题，那他的上级在做什么，公司的内审是干什么用的，部门的绩效是谁承担，个人怎么对系统性的责任而负责

zdhm

kamire 发表于 2025-1-24 17:34
在我这里肯定是不可行了，在你们那里不知道

行或不行都应基于准则，立足事实。不能凭空想定。